Agnė Zinkevičiūtė
Mokymų trenerė, koučingo specialistė, šokio judesio praktikė.
Praėjusio mėnesio numeryje rašiau apie pagrindinius laiko planavimo būdus, kurie leidžia sutaupyti laiko. Vienas iš jų — darbų paskirstymas (delegavimas).
Viską vienam atlikti yra neįmanoma. Nors daugelis tai bando daryti. Jei toks esi ir Tu, greičiausiai nuolat persitempi, vaikštai paniuręs, niekur nespėji, bambi ant visų ir visko.
O ar mėginai bent dalį darbų patikėti kitiems? Sakai, kad nėra kam? Tai dažniausias darbų paskirstyti nelinkusių žmonių atsakymas. Ir jis yra klaidingas.
Teisingai paskirstant tam tikrus darbus, galima sutaupyti daug laiko. Jei darbe esi pavaldinys ir manai, kad šis straipsnis ne Tau, neskubėk jo perversti. Paskirstyti darbus galima ne tik pavaldiniams, ne tik darbe, bet ir namuose.
Ar tikrai nėra kam?
Kai seminarų metu imu pasakoti apie darbų paskirstymą, neretai išgirstu tokius dalyvių pastebėjimus: „Greičiau jau pats padarysiu nei kokiam darbuotojui paaiškinsiu, ką ir kaip daryti“ arba „Aiškinti tenka ilgai, o kai padaro, reikia viską perdaryti.“
Kitos priežastys, kurias paprastai girdžiu, kai nenorima darbų patikėti kitiems:
Dažnai tikroji nenoro patikėti darbą kitam priežastis yra baimė prarasti autoritetą. Tačiau sau tai pripažinti yra sunku.
Pažįstama situaciją? Taip mąstant atrodo, kad darbo paskirstymas laiką ne taupo, o jį iš mūsų tiesiog vagia.
O dabar pagalvok, kaip viskas pasikeistų, jei žinotum, jog visa tai netiesa? Yra kam darbą atlikti, žmonėmis galima pasitikėti, paprastai jie nori prisiimti atsakomybę, net yra žmonių, kurie užduotis padarys noriai ir net geriau bei greičiau už Tave! Kaip tuomet? Ar sutaupytum laiko? Neabejoju, kad taip!
Žinoma, pradžioje Tau taip neatrodys. Kodėl? Nes norint darbus paskirstyti teisingai, reikia tam pasiruošti, o tai pradiniame etape reikalauja laiko. Bet patikėk, jį verta investuoti, kad vėliau turėtum kur kas daugiau laiko svarbioms užduotims atlikti.
Visų pirma pamąstyk, kokius darbus nori ir gali patikėti kitam. Ko gero, svarbias strategines užduotis geriau atlikti pačiam. Tačiau yra daugybė kitokių, kurias tikrai gali atlikti kiti darbuotojai.
Kaip teisingai paskirstyti darbus?
1. Paskirdamas užduotį (visą, o ne tam tikrą jos dalį), aiškiai nurodyk, kokio rezultato tikiesi ir įsitikink, kad žmogus Tave suprato. Gauk jo sutikimą.
Paprastas pavyzdys: „Kuo skubiau išsiųsk kvietimus į renginį mūsų svarbiausiems klientams.“
Gavus tokį nurodymą, darbuotojui gali būti neaišku, kas yra „kuo skubiau“, tad jis kvietimus išsiųs tuomet, kai turės laiko. Darbuotojas gali nežinoti, ką rašyti kvietime ir kas yra svarbiausi klientai. Toks darbo paskyrimas nėra teisingas.
2. Darbą patikėk tam asmeniui, kuris užduotį gali atlikti, t. y. turi tam reikalingus įgūdžius, priemones ir laiko.
3. Aiškiai nurodyk, kada norėsi aptarti tarpinius rezultatus. Tuomet darbuotojas nemanys, kad Tu be reikalo žvilgčioji per jo petį. Žmogus aiškiai žinos, ką ir kada turi atlikti. Taip pat leisk jam suprasti, kad esi pasiruošęs tarpiniuose etapuose jam padėti, jei paaiškės, kad ta pagalba reikalinga.
4. Suteik reikiamus įgaliojimus, taip pat atsakomybę už rezultatą.
5. Paklausk, kaip sekasi, ir suteik grįžtamąjį ryšį.
6. Nepamiršk pagirti už gerai atliktą darbą.
Tau reikės kantrybės. Jei nesi pratęs skirstyti darbus, pirmą kartą gali ir nepavykti. Naujam įpročiui išugdyti prireiks laiko. Tačiau Tu juk nori turėti daugiau laiko? Remkis suvokimu, kad patikėdamas darbus kitam, Tu jam suteiki galimybę tobulėti. Parodai pasitikėjimą darbuotoju, išreiški pagarbą, jį motyvuoji. Kuriam darbuotojui tai gali nepatikti?
Taip, žinau, yra žmonių, kurie vengia imtis patikėtų užduočių. Paprastai todėl, kad nepasitiki savimi (Tu gali tai pakeisti), gal todėl, kad bijo suklysti (gali jį padrąsinti), o gal dėl to, kad jam trūksta priemonių ar įgaliojimų? Pasistenk atvirai pakalbėti su darbuotojais ir išsiaiškinti nenoro atlikti paskirtos užduotis priežastis.
Svarbu, kad teisingai suprastum, kas yra darbų paskirstymas. Tai ne įsakymas. Darbų paskirstymas — tai įgaliojimų ir atsakomybės priskyrimas kitam žmogui už tam tikros užduoties atlikimą. Štai kodėl tai sėkmingai galima taikyti ir asmeniniame gyvenime — čia veikia tie patys principai. Pavyzdžiui, jei vaikui pasakysi: „Susitvarkyk kambarį“, jis sutvarkys jį taip, kaip pats supranta. Ir toks sutvarkymas Tau nebūtinai gali patikti… Žinoma, norėsi jį sukritikuoti, atkreipti dėmesį į tai, ką jis padarė ne taip. Tačiau jei nori, kad darbas būtų atliktas taip, kaip Tau reikia, turi nepatingėti vaikui suprantamai paaiškinti, ką tiksliai jis turėtų padaryti. Ir gauti jo sutikimą tai daryti. Jei kambarys bus sutvarkytas taip, kaip Tau ir jam norėjosi, patariu vaiką nuoširdžiai pagirti.
O dabar laikas išbandyti tai, apie ką perskaitei, praktikoje! Nes žinios nieko nekeičia. Situaciją keičia Tavo veiksmai! Siūlau pradėti tuoj pat!
Mokymų trenerė, koučingo specialistė, šokio judesio praktikė.
Martyna
Geg 19, 2018 at 4:34uzduociu valdymas svarbus tiek versle, tiek namuose. Nesugebejus to padaryti, apsikrausi save darbais